【７７日目】作業を仕組み化する

「作業」なのか、「思考」なのか

リーダーは、チーム全体の仕事の効率化も高めなければなりません。

この課題に取り組む際におすすめしたいのが、仕事の仕組み化です。

ただし、仕事のすべてが仕組み化できるわけではありません。

そこでまず、仕事を「作業」と「思考」に分けてみましょう。

「作業」とは、ほとんど頭を使わないで処理できる仕事であり、基本、誰がやっても同じ結果となる仕事。

帳簿作成や資料整理などがこれにあたるでしょう。

それに対して、「思考」とは考える仕事。

企画立案などがこれにあたります。

作業をルーティンワークにしてしまう

「作業」をピックアップしたら、次は仕組み化です。

仕組み化するとは、仕事の進め方を一定にし、誰でもできるようにすることです。

つまり、ルーティンワーク化してしまえばいいのです。

手順書を作る、チェックシートを作る、申し送り票を作るなど、具体的な方法は山ほどあります。

チームの場合は、作業を集めるという工夫を加えてみましょう。

同じことをそれぞれがするよりも、一人がまとめてやった方が効率的。

仕組み化ができていれば、当番制でもスムーズにいくはずです。

まとめ

作業は誰でもできるようにして効率アップ。

リーダーは考えるのが一番の仕事だと認識しましょう。

作業はメンバーの誰にでも任せられるようにする。

そのためにはどうするかを考えるのもリーダーの仕事です。

作業はルーティンワークに。

よりよい結果を考えるのがリーダーの仕事です。

【７６日目】総責任者として仕事にあたる

「自分がやらなくて誰がやる」と思えるか

責任感は、仕事で求められるものの一つであり、それが必要だということは誰もがわかっているでしょう。

リーダーとしてチームをまとめる役割を担うようになればなおさらです。

では、責任感を持つとはどういうことでしょうか。

簡単に言えば「逃げない」ということです。

責任感があるかないかは、トラブルが起きた時にわかります。

無責任な人は、トラブルを隠したり、うまく言い逃れをしようとしたりします。

自分がやらなくて誰がやる。

その姿勢が責任感です。

責任を持てば知らないことが不安になる

会社ですべての責任を持つのは社長です。

その下に部長などさまざまな役職の人がいて、リーダーが存在します。

そのため、リーダー格の人が任される仕事は全体の中の一部です。

しかし、できるリーダーは、その仕事の総責任者のように業務に取り組みます。

総責任者のつもりで働く人は、仕事がすべて問題なく遂行されたか、期待通りの成果を得られたかを確認します。

そのためには、状況把握が必要。

メンバーが何をやっているのかわからない状況などあり得ません。

まとめ

責任者は広い視点で管理する。

自分がやる仕事だけではなく、自分が管理している仕事全体を見て、品質や関わっているメンバーの仕事ぶりを随時確認する姿勢が大切です。

「自分さえよければいい」から「自分がすべての責任を取る」へ変わろう。

【７５日目」人のために働く

嬉しかったら相手は褒めてくれる

あなたは誰のために働いていますか？

自分のためでしょうか。

家族のためでしょうか？

もちろん、自分のためでも、家族のためでもかまいません。

なぜなら、私たちは仕事をして報酬を受け取り、その報酬によって生活が成り立っているからです。

しかし、「仕事の上で評価を得る」という観点では、「人のために」という気持ちが必要になってきます。

あなたが私利私欲を捨て、人のために働けば、相手は助かり、喜びます。

そして、あなたを褒めてくれます。

これが評価の始まりです。

与えられた利益は必ず自分に返ってくる

私利私欲、保身を捨てた行動は、相手にだけ利益があって自分には利益がない、あるいは損をすることもあるでしょう。

しかし、あなたが人に対して与えたものは必ず自分に返ってきます。

人間は感情の動物です。

ビジネスは理屈で動くように思いがちですが、そのビジネスを動かしているのは「人」。

あなたに何かしてもらったという感動は、あなたに対する支援や応援に変わります。

利益だけ得て何も返さない人がいたら、その人は、別のところで逆の立場に立つことになります。

まとめ

「自分のため」だけではダメ。

周囲の人々の役に立てば、気持ちのいいコミュニケーションも、十分な評価も返ってきます。

そして時には、誰かが自分のために何かをしてくれるでしょう。

「人のため」に働いた結果は、自分のもとに返ってくる。

【７４日目】「何のためにやるのか」を考える

目的を意識すれば行動は変わる

たとえば、あなたが「コピーを１０部取って」と言われたとしましょう。

言われた通り、コピーを１０部取って渡す。

これは当たり前の行動なので、相手は何も評価してくれないでしょう。

ところが、これは会議に使うものであり、資料が２部に分かれていることがわかったら、コピーを取るだけでなく、その資料を１部ずつホッチキスで留めて提出することもできますね。

目的がわからなければ「何にお使いですか？」と聞いてみてもいいでしょう。

これが的を射た行動につながります。

作業そのものが目的になってはいけない

学生時代、先生の言うことをよく聞く、優等生だった人に見られがちな現象があります。

それは、作業そのものが目的になることです。

仕事で抜けや漏れが多い人がいて、先輩がそのミスを減らすための対策として「自分の仕事を書き出し、一覧表にしてみては？」と提案したとします。

作業そのものが目的になる人は、この一覧をキレイに作り上げることに力を注ぎ、完成して満足します。

でも、目的は抜けや漏れをなくすこと。

この一覧表が活用されなければ意味はないのです。

まとめ

意識が結果を大きく変える。

「気が利く」と言われる人は、目的をとらえて動ける人。

頼んできた人が求めていることへの想像力が問われます。

「気が利く」は大きな評価ポイントです。

どんなささいな作業でも目的を考え、最適な対処をしよう。

【７３日目】特技を極める

「これはあの人に聞けばわかる」という存在に

仕事でバンバン結果を出して、後輩育成にも長けていて、的を射た発案もどんどんできる。

そんなスーパービジネスパーソンが評価されるのは当たり前ですが、短時間でそんな人になるのは無理というものでしょう。

ならば、小さな評価を狙いましょう。

その一つが、職場で唯一無二の存在になることです。

それはどんなに小さなことでも構いません。

「ランチに適したお店ならAさんに聞けば間違いない」でも、「新システムの使い方はまずAさんに聞こう」でもOK。

あなたの特技を活かせばいいのです。

「自分だけの仕事」があれば人が評価を広めてくれる

仕事の中で特技の活かし方を見つけられたら、あとはとことんその特技を磨きましょう。

最初は３〜４人のチームの中で認められるだけでも構いません。

それでも特技を磨き続けていくと、その噂は必ず広がります。

あなたがプレゼンテーションして回らなくても、あなたの価値を知っている人が、隣のチームの人に「そのことならAさんに聞いてみたら？」とおすすめしてくれるはずです。

気づけば、会社の中から頼りにされる、なくてはならない存在になっているということだってあるのです。

まとめ

なんでもいい、何かで一番になろう。

仕事のメインの部分で一番になることはとても難しいことですが、それ以外のシーンでも一番になれるチャンスはあります。

ポイントは、人の役に立つこと。

人の役に立ちたいという気持ちが、特技を極める原動力になる。

【７２日目】自分の意見を持つ

考えない人は道具である

「人手」という言葉と「人材」という言葉の違い、わかりますか？

「人手」とはその字のとおり、「人の手」。

道具としての意味合いが強い言葉です。

それに対し、「人材」とは、「才能があり、役に立つ人」という意味。

大きく異なりますね。

では、「人材」には必要で「人手」に求められないものはなんでしょう。

それは、「考える力」です。

道具に求められるのは、使う人の意思通り、素直に動くこと。

あなたが「人材」でありたいと思うなら、考えることから逃げてはいません。

「どうしましょうか」は単なる丸投げ

「クライアントが納期を１日早めてほしいと言っています。どうしましょうか」。

「A社に注文と違う商品が届いたそうです。どうしましょうか」・・・。

これらの問いに、多くの上司はこう思います。

「で、君はどうしたらいいと思うんだ？」。

もし、あなたが日々、上司からこう切り返されているのであれば、「考えない奴だ」と思われ始めている危険性大です。

相手に丸投げする姿勢は、「これは私の仕事ではありません」と、仕事を放棄していることとなんら変わらないのです。

まとめ

考えが何もないのが一番よくない。

「どうしましょうか・・・。」→「こうしましょう！」

意見をぶつければ、受け入れられることも反論されることもあります。

そうやって学んでいけば、いい経験になります。

自分で考えずにいると、何の力もつきません。

間違っていたら、素直に改めればいい。

考え、意見を持つことが人材の必須条件。

【７１日目】決断する勇気を持つ

正解は一つと思うと判断できない

何かを自分で決めるというのは勇気がいるものです。

「もし間違っていたら。これで失敗したら。そう思うと何も決められない」と言う人との気持ちわかります。

でも、これでは次のステップには進めません。

なぜなら、ポジションが上がれば上がるほど、「決める」という役割を担うことになるからです。

決められない人は、「正解は一つ」と思い込んでいます。

でも、初めてのことであれば答えはたくさんあり、やってみなければ正解かどうかもわかりません。

まず、「これ」と決めてしまえばいいのです。

小さなことから決断する練習をする

決めれらない人に共通しているもう一つの考えは、「やり直しがきかない」です。

でも、今、お客さんに電話をかけるべきか、メールにするべきか迷った際、自分で決めて電話したら、「忙しい時に電話してくるな」と叱られたとします。

それでもう終わりでしょうか。

後日かけ直す、まずはメールで要件を伝えるなど、方法はいくらでもありますね。

小さな決断なら、やり直しはいくらでもできます。

そうやってやり直し方を学んでいけば、少しずつ大きな決断ができるようになっていきますよ。

まとめ

実は決断に正解などない。

一つの正解を出して○をもらって・・・ということを繰り返してきたため、ビジネスの世界でも正解が一つだと思い込んでしまいがちです。

しかし、結果にたどり着くための方法は一つではないし、一長一短があります。

やってみることです。

失敗から学ぼうという姿勢があれば、トライすることができる。